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町会・自治会等が開催する総会への対応について

印刷用ページを表示する掲載日:2020年4月1日更新
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新型コロナウイルス感染症に係る対応

現在、新型コロナウイルスの影響により、各町会・自治会におかれましても行事や集会等の開催にあたって、感染拡大防止の観点からさまざまな措置を講じられていることと思います。

このような状況を受けて、町会・自治会から総会の開催についてお問い合わせをいただいておりますが、役員や会員が一堂に集まることなく、総会等を書面による議決や委任による議決により対応できる場合がありますので、ご検討していただければと思います。

書面表決や委任状の活用について

多数の方が集まらずに総会を開催する方法として、書面表決や委任状を活用する方法があります。

  • 書面表決・・・・総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。
    ※実施するには、会則や規約等の中で定めが必要になります。
  • 委任状・・・・・会員から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です。
    ※少人数で開催される場合にも感染拡大防止対策へのご配慮をお願いします。
    (会議時間の短縮、こまめな換気、手洗い・咳エチケットの徹底など)

なお、これらの方法はあくまで一例ですので、開催の必要性などを各町会・自治会でよく検討のうえ判断してください。

書面表決による総会の進め方>

  1. 「総会の開催についてのお知らせ」、「議案」、「書面表決書」を町会・自治会会員に配布する。
  2. 会員から「書面表決書」に必要事項を記入のうえ、署名・押印後、提出してもらう。
  3. 総会(書面表決の集計)を行う。
  4. 回覧等で総会の結果を会員にお知らせする 。

法人格を得ている団体について(認可地縁団体)

法人格を得ている町会・自治会などの団体(認可地縁団体)につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、住民の方の安全を配慮したうえで、書面表決や委任状の活用をご検討ください。
※認可地縁団体については、会則上に別段の定めがない場合でも地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。

≪参考書式≫

書面による決議を行われる場合は、次の様式を参考に必要に応じて修正のうえ、ご利用ください。

みなさんの声を聞かせてください

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