第三者が住民票の写しを請求するとき(亡くなられた方の住民票の除票の写しを請求する場合を含む)
第三者が住民票の写しを請求するための手続きの方法は次のとおりです。
なお、亡くなられた方の除票の写しを請求する場合も同様の手続きが必要となります。
請求できる方
- 自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために必要がある方
- 国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方
- 住民票等の記載事項を利用する正当な理由がある方
必要なもの
1.請求者が個人の場合
- 申請書（住民票の写し等・印鑑登録証明書・戸籍証明等交付申請書）
申請書様式は、窓口で記入または申請書様式よりダウンロードしてください。
申請書には次の事項を必ず記載していただきます。
記載項目
・窓口に来た方の住所・氏名・生年月日・電話番号
・請求する対象者の住所・氏名（生年月日）
・請求者と対象者の関係
・請求事由：使用目的や提出先等を具体的に記載してください。
「債権回収・保全のため」のような抽象的な記載ではなく、具体的にどのような目的に利用するのか記載してください。
また、提出先が複数ある場合は、全ての提出先を記載してください。
〈住民票（除票）の写しを2通取得する場合の例〉
「未支給年金を受け取るために、○○年金事務所に提出するため。」
もう1通は「保険金受け取りのために、××保険会社に死亡の事実が確認できる書類として提出が必要なため。」など。
・必要な証明書の種類と枚数 - 窓口にお越しになる方の本人確認書類
- 委任状（必要な場合のみ）
・請求権のある方（保険金の受取人・相続人・遺言執行者など）以外が代理で取得をする場合は、「請求権のある方からの委任状」が必要になります。 - 請求事由を裏付ける疎明資料
※請求書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料の提出を求めることがあります。
〈ご用意いただく書類の例〉
・住民票（除票）の写し1通につき、1つの取得理由と提出先が必要です。
（具体的な使い道はないが予備で5枚取得する、などはできません。）
・亡くなられた方の相続手続きの場合
亡くなられた方と請求者の関係が分かる書類（戸籍謄本等）
・死亡保険金の受け取りの場合
請求者が受取人として記載されている保険証書等
・未支給年金の請求の場合
亡くなられた方と請求者の関係（年金を受け取る権利を有していること）が分かる書類（戸籍謄本等）
・債権や債務があり相手の所在が不明となっている場合
契約書の写し等当事者間の関係が分かる資料及び転居先不明で戻っている郵便物の写し等
・訴訟や法令に基づく必要書類として関係機関に提出する場合
関係機関から提出の求めがあったことや必要性を確認できる書類と利害関係人であることの証明書
2.請求者が法人の場合
- 申請書（住民票の写し等・印鑑登録証明書・戸籍証明等交付申請書）
申請書様式は、窓口で記入または申請書様式よりダウンロードしてください。
申請書には次の事項を必ず記載していただきます。
記載項目
・窓口に来た方の住所・氏名・生年月日・電話番号
・請求する対象者の住所・氏名（生年月日）
・請求者と対象者の関係
・請求事由：使用目的や提出先等を具体的に記載してください。
「債権回収・保全のため」のような抽象的な記載ではなく、具体的にどのような業務のために必要なのか記載してください。
また、提出先がある場合は提出先も記載してください。
・必要な証明書の種類と枚数
・主たる事業所の所在地
・法人名及び代表者氏名、法人または代表者印 - 窓口にお越しになる方の本人確認書類・社員証（名刺は本人確認書類とはなりません）
- 法人の所在地を確認できる書類（登記事項証明書、登記簿謄本、社員証、最新のパンフレットなど法人の所在地を確認できる書類等）
- 請求理由を裏付ける疎明資料
上記〈ご用意いただく書類の例〉と同様になります。
※請求書の記載から請求理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料の提出を求めることがあります。
注意事項
原則として記載事項（続柄・本籍等）は省略したものを交付します。
手数料
住民票の写し 1通 300円
除票の写し 1通 300円
※除票の写しは個人単位で交付されます。
例えば請求者を含め4人家族の場合に、家族全員分の除票の写しを請求しようとすると交付対象の除票の写しは4件となるため、手数料がそれぞれに発生しますのでご注意ください。
（例）除票の写し 1件300円×4件（家族4人分）＝1,200円
住民票の除票の保存年限
住民票の除票は、法令改正により令和元年6月20日から保存年限が150年になりました。
